WORKS APPLICATIONS

年末調整業務の徹底効率化!Webで年末調整!?最も効率的な運用方法とは?

掲載日

2017年11月21日(火)

年末調整業務の徹底効率化!
―Webで年末調整!?残業ゼロ・ペーパーレス化を推進する最も効率的な運用方法とは?


毎年やってくる年末調整。10月頃から1月頃まで各社人事部は対応に追われ、年末調整業務のために残業を重ねる企業も少なくありません。各種申告書の配布、回収、内容のチェックなど、年末調整時には煩雑で手間のかかる業務が多く発生します。これら業務の効率的な運用方法はないのでしょうか。今回は、ワークスアプリケーションズのユーザー会であるユーザーコミッティ(※)を通じてユーザー企業間で近年急速に展開され、その多くで採用されている年末調整業務の先進運用方法をご紹介します。

Webで年末調整、その運用方法と各社の工夫とは?


これまでは紙の各種申告書を配布し、回収し、内容をチェックし、場合によっては差し戻しなどを行い、対象となる従業員みんなが申告を行うまで督促をし続けていた年末調整業務。しかし、システムを活用してWebで年末調整を行うことで、大幅な業務効率化を実現することが可能です。


<システムを活用し、Webで年末調整を行う業務フロー>
1.システムの設定・検証
2.従業員への告知・説明
3.従業員の個人情報の整備
4.申告開始に伴う問い合わせ対応
5.申告書と各種証明書の回収
6.未申告者の督促
7.申告内容のチェック
8.源泉徴収票のWeb経由での公開

kaigaku2-1.png

「工場や店舗で勤務する現場従業員には、1人に1台PCがないから、Web経由で申告させられない…。」当社製品のユーザー企業からも、そのような声が多く寄せられました。そのような場合には、各社の判断に応じて以下2つの方法のいずれかを採用し、年末調整のWeb化を実現されています。

1.工場や店舗に複数の従業員が利用可能な共有PCを設置し、申告を可能に。
2.アクセス制御を行った上で年末調整の申告を行うシステムのみを外部公開し、インターネット経由での申告を可能に。これにより、自宅のPCや、社用/個人のスマートフォンなどからの申告を可能に。

スマートフォンからの申告を可能にすることで、店舗に勤務する1万名を超えるアルバイトの年末調整のWeb化に成功されたユーザー企業もいらっしゃいます。


さらに徹底効率化!申告書は提出しなくてよい!?ペーパーレス化を推進する証明書提出用台紙


2014年からの電子申告・電子提出の義務化に伴い(※)、多くのユーザー企業が電子化に踏み切りました。それに比例してWebで年末調整を行う運用方法も、年々磨かれていきました。中でも、さらなるペーパーレス化および工数削減に繋がる「証明書提出用台紙」を利用した運用方法をご紹介します。

※2014年1月1日以降に提出する給与支払報告書・公的年金等支払報告書については、前々年の源泉徴収票の提出が1,000枚を超える場合、eLTAXもしくは光ディスク等での提出が義務付けられました。


kaigaku2-2.png

「証明書提出用台紙」を利用しない年末調整時には、従業員はシステムを利用してWeb上で申告を行うとともに、申告書(1~3枚)を出力(印刷)し、証明書を添付して提出する必要がありました。生命保険会社や金融機関から従業員に紙で送られてくる証明書を回収し、申告書と証明書をつきあわせて、申告内容が正しいかどうか人事部でチェックを行う必要があるからです。(証明書とのチェックに利用するだけで、電子媒体で申告書を保管していれば、紙で保管する必要はありません。)

しかし、申告書ではなく「証明書提出用台紙」をシステム上設定して出力・提出させることで、出力する紙の枚数が減るだけでなく、証明書の添付漏れを減らし、その後のチェック作業も効率化することが可能になりました。

<「証明書提出用台紙」に記載される内容>
1.添付すべき証明書の一覧
2.チェックすべき項目と値の一覧

<「証明書提出用台紙」の効果>
1.従業員が台紙に記載された“添付すべき証明書の一覧”を確認の上で提出を行うため、添付漏れ防止に
2.チェックすべき項目が並んで記載された台紙と証明書がセットで提出されることで、チェックが容易に

また、証明書等の提出が不要な従業員には、台紙の出力自体も不要である旨を通知する設定をあわせて行うことで、さらにペーパーレス化を進めることが可能です。これにより、従業員の約4割から紙の提出がゼロになり、その分のチェックも不要となったユーザー企業もいらっしゃいます。

Webで年末調整、気になるその効果とは?

年末調整業務を、紙での運用からシステムを用いたWeb運用へ―。運用変更を検討するにあたり、気になるのがその効果。Webで年末調整を行うメリットと、その定量的な効果とは?

<システムを活用し、Webで年末調整を行うメリット>
1.申告書の配布が不要に
2.従業員からの問い合わせ件数が減少
3.回収した申告書のチェック工数が大幅削減
(システムによって申告内容自動計算されるため、検算が不要に。またシステムの入力制御により、従業員の入力ミスが減少。さらには、未申告の従業員への督促メールも一括自動送信可能に。)
4.給与システムへのデータ入力が不要に

kaigaku2-3.png

以下、年末調整をWeb化したユーザー企業の実際の定量効果を一部ご紹介します。

<定量効果事例>
1.年末調整の申告書のチェック(製造業)
18%╱年の工数削減 (約500時間╱年 → 約410時間╱年)
システム上で項目の自動計算や自動補完が行われるため、電卓を叩いてのチェックが不要に。

2.年末調整の申告書のチェック(製造業)
主管部のチェック工数 → 0時間へ
システム上で入力制御・自動計算された申告内容が回収可能になったため、添付の有無や入力金額などのチェックのみに。またそのため、派遣の方や拠点担当者でのチェックが可能になり、主管部でのチェックが不要に。

3.年末調整の申告書のチェック(製造業)
280時間/年の工数削減
年末調整対象である全従業員約2万名中、およそ半数の年末調整をWeb化し、チェックが不要となったため、大幅な工数削減を実現。

4.年末調整の申告書のチェック(小売業)
実務担当者の残業時間 → 30%削減
人事部門内の他チームへの応援依頼 → 80%削減
年末調整対象の圧倒的多数を占める店舗勤務のアルバイト約1万名の年末調整をWeb化。個人のスマートデバイスから本人が申告を行うことで、システム上で入力制御・自動計算された申告内容が回収可能に。本人申告を正とすることができ、金額の検算や本人情報などのチェックにかかる工数を大幅削減。

システムを活用し、残業ゼロ・ペーパーレス化を推進する年末調整の先進運用方法、いかがでしたでしょうか。
ぜひ、皆様も年末調整のWeb化をご検討ください。


※ユーザーコミッティについて:ユーザーコミッティでは、今回のような各社様の関心の高いテーマに関するアンケートの実施や結果のフィードバックの他にも、各種事例講演会・分科会・会報誌などを通じて、各社様の課題解決に向けた事例共有や意見交換を行い、そこから得られるユーザー企業の声を製品・サポート・ユーザー会のサービスへ反映すべく取り組みを行っております。


より詳細をご希望の場合は、以下からお気軽にお問い合わせください。


関連記事はこちら