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各社員がパソコン画面上で簡単に年末調整申告可能 「COMPANY®WebService」を利用し年末調整申告を行った社員が 10万人を突破。

株式会社ワークスアプリケーションズ(以下 ワークス)は、大手企業向けWeb申請・ワークフローシステム「COMPANY® Web Service」を利用して年末調整を行った社員が、機能リリースから約1年で10万人を超えたことをお知らせいたします。(※調査:2006年末の年末調整時点)これまで紙ベースで行われてきた大手企業の年末調整には、会社と社員双方に多大な事務コストがかかってきました。特に全国に事業所を持つ大手企業ではその負担は膨大です。ワークスの「COMPANY® Web Service」では、社員各自がパソコン上で簡単に年末調整を行うことができるほか、他にない機能として、年末調整で入力されたデータがシームレスに人事情報データベースに反映され最新情報として取り込まれるという仕組みを持っています。これらの機能により、年末調整に関連する事務コストは半分以下に軽減されることが見込まれております。 2007年1月、年末調整関連書類の電子申告を推進する方向性が閣議決定されるなど、これら業務のシステム化により大手企業が享受できるメリットは大きく、今後さらなる需要拡大を見込んでおります。

ユーザー活用事例「前田建設工業株式会社」

総合建設業の前田建設工業株式会社(以下 前田建設)は、早くより全従業員にパソコンを貸与するなど、他社に先駆けて情報化を推進しています。その一環として、2004年「COMPANY® Web Service」が導入されました。 前田建設は「年末調整一括申告機能」(以下 年末調整機能)の利用により、主に以下の効果を得ています。

  1. 申告書配布・回収にかかる工数の削減
    全国に500箇所以上の事業所(建設工事作業所含む)をもち、建設業の特色柄、頻度高い人事異動がある同社では、申告書の配布に多くの工数がかかっていたが、社員がWebから入力し、その結果をダウンロード・捺印したものを回収するため、業務が軽減された。

  2. 問合せ対応の効率化
    社員から入力内容などについて問い合わせがあった際、社員が入力した内容をWeb上で確認しながら対応できるため対応効率が飛躍的に向上した。

  3. 申告書の転記漏れ・チェックミスの大幅な減少
    ナビゲーションによるガイダンスがあるため、転記・計算ミスが減り、その後の確認作業も大幅に効率化された。

  4. 外注費の削減
    Web化により外部委託していた申告データのチェック・登録作業がすべて内製化でき、外注費が大幅に削減された。

  5. 年末調整業務にかかる対応人員の大幅な削減
    人事部員5名と外注業者により対応していた年末調整業務が、人事部員3名のみで対応可能になった。

『従業員の目線に立ち、メリットを最大限考えた結果、「COMPANY® Web Service」導入へと至りました。「年末調整機能」では、年末調整にかかる現場の労力、コストと工数を大幅に軽減することができています。年末調整をWebで行う3週間前に社内に周知しましたが、混乱もなく移行も非常にスムーズでした。今後も、事務処理の省略化により社内の業務効率改善を図り、収益力向上に努めていきたいと思っています。』<前田建設人事部課長の松井氏>

 

前田建設工業株式会社 会社概要

  • 社名 前田建設工業株式会社
  • 創業 1919年1月
  • 代表者 代表取締役社長 前田靖治
  • 売上高 4,232億円(2006年3月期)
  • 社員 3,434名 (2006年3月末現在)
  • 所在地 東京都千代田区富士見2-10-26
  • 事業概要 土木建築工事その他建設工事全般の請負、企画、測量、設計、施工、 監理およびコンサルティング 他

大手企業における年末調整コスト

大手企業の人事部では、毎年の年末調整にかかる事務コストの軽減が課題となっていました。年末調整においては、各事業所に点在する社員への年末調整書類配布、回収、不備による再回収、回収した書類のデータ化といった膨大な作業が発生します。 通常の人員では対応しきれず、多くの企業は派遣スタッフやアルバイト社員の一時的な雇用に頼っていました。管理部門の効率化とコスト削減の必要性が謳われる中、年末調整にかかる人事部の負担軽減やコスト削減を可能にする「COMPANY® Web Service」年末調整機能の活用が促進されました。

大手企業を中心に利用が拡大する「COMPANY® Web Service」年末調整機能の特長

画面上に表示される項目に沿って入力を進めるだけで、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」や「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」など各種提出書類が自動的に作成される仕組みになっています。 社員や人事部の工数削減・満足度向上はもちろんのこと、人事部で管理される人事情報と年末調整で申告する情報がシームレスに連携しているため、社員が年末調整申告をするだけで自動的に住所・住居・家族・婚姻情報などの身上情報が最新の情報に更新されます。

「COMPANY® Web Service」年末調整機能の利用により得られるメリット

以下を一例とし、年末調整における事務コストの軽減が期待できます。

  1. 各社員が自身のパソコン画面上で簡単に年末調整書類の作成および印刷ができるため、年末調整書類配布にかかる人事部の工数や郵送費用、用紙の購入費用などを削減できる。
  2. 年末調整書類をデータで集約するため、書類回収後に発生するデータ入力作業が不要。データ入力にかかる工数や外部委託費(派遣スタッフ・アルバイト雇用費)を大幅に削減できる。
  3. Web画面上のナビゲーションに沿い必要な項目を埋めていくだけで、控除金額などが自動で算出される仕組みになっているため、転記・計算ミスの軽減が可能。書類不備による差し戻しや確認業務にかかる工数を削減できる。
この記事に関するお問い合わせ先
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