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いまさら聞けない「電子帳簿保存法対応」

いまさら聞けない「電子帳簿保存法対応」のホント
大企業が対応するメリットとは?


2016年に施行規則が改正され、2017年6月にはさらに新たな法令解釈が通達されるなど、段階的な緩和が進み注目を集める「電子帳簿保存法」。なぜ注目が集まっているのか、対応するメリットや課題とは―。いまさら聞けない「電子帳簿保存法」のホントのところを、ワークスアプリケーションズの取り組みとあわせてご紹介します。

1.2017年1月よりスマホやデジカメで撮影した領収書画像が電子帳簿保存法の対象に


1998年7月に施行された電子帳簿保存法では適用要件が厳しく、企業もシステムもなかなか対応できない現状がありました。しかし、2005年・2015年の段階的な要件緩和や対象拡大に加え、2016年の施行規則改正により、2017年1月1日からスマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像を電子帳簿保存法の対象として扱えるようになり、企業からの注目度が一気に高まっています。

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働き方が多様化する現代において、従業員が場所や時間にとらわれずにスマートフォンで撮影した領収書画像を用いて経費申請を完了できれば、かなりの工数削減・ペーパーレスに繋がります。しかし、実際はどうなのでしょうか。

2.領収書は無くならない-大企業が電子帳簿保存法に対応するメリットとは?課題は?


1998年当時、会計業務に係る膨大な大量の帳簿・書類の管理負担を軽減するため、電子データを原本として扱うことができるよう電子帳簿保存法が施行されました。一方で改ざんなどの不正防止の観点から、電子化後の即時廃棄は認められず、現在でも証憑原本の収集・保管が引き続き義務付けられ、定義検査後に廃棄が可能になります。それでもなお電子帳簿保存法に対応することで、以下のようなメリットを享受することが可能です。


<大企業が電子帳簿保存法に対応するメリット>

  • 1.ファイリング・保管コストの削減
    法人税法上7年・会社法上10年の保存期間に準じて保管していた紙書類を電子データへ。膨大な紙書類のファイリング工数や保管場所のコストを削減することができます。

  • 2.データの電子化による検索速度の向上
    システム上にデータが電子保存されるため、問い合わせ対応時や監査対応時の検索・照会をシステム経由で容易かつ高速に行うことができます。また、税務調査においては、調査官自らがデータの検索を行うことができ、企業側の経理担当者が国税関係書類及び証憑を探す手間が不要になります。

  • 3.セキュリティ対応の負荷軽減
    電子化を行うことで紙の紛失リスクがなく、情報消失リスクを軽減できます。

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<現在でも残る課題>

  • 1.紙書類原本の収集・短期保管の手間が残ること
    紙書類原本は、最低年1回以上の定期サンプリング検査を行う必要があります。そのため、いずれにせよ原本は収集し、検査までの期間保管を行う必要があります。同検査の後に、原本は全量破棄を行う必要があります。

  • 2.現場従業員への高い運用負荷または第3者による確認行為が必要であること
    "領収書上に本人の手書き署名(姓名)を行い、かつ3日以内のタイムスタンプ付与を行う"または、"領収書受領者以外の者による相互けん制としての確認行為(紙の領収書と画像を見比べ改ざん等がないかどうか確認する行為)を行い、かつ最大1か月+1週間以内のタイムスタンプ付与を行う"いずれかの運用を実施する必要があります。

3.ワークスアプリケーションズの電子帳簿保存法対応への取り組み

ワークスアプリケーションズでは、今後も政府・企業の電子化への流れは強まるとみて、弊社製品である人工知能型ビジネスアプリケーション「HUE」において電子帳簿保存法対応を行っております。総勘定元帳や現金出納帳など税務に直結する国税関係帳簿を電子帳簿保存法要件の電子データとして取り扱うのはもちろんのこと、経費管理の領収書や支払業務の請求書など、大企業であればあるほど膨大となる紙書類をスキャン書類として登録・タイムスタンプ付与・申請・承認・保管・検索照会する一連の流れをサポートします。「HUE」を活用して電子帳簿保存法に対応する主なメリットは以下の通りです。

<「HUE」で電子帳簿保存法対応を行う主なメリット>

  • 1.業務の流れに沿った入力作業の効率化
    必須項目の入力漏れや画像の解像度不足など申請内容不備の自動チェックを行い、確認・差し戻し・再提出といった申請者と承認者双方の余分な工数負荷を削減します。さらに「HUE」のAI技術を用いてデータの入力工数を最小化します。例えば、スマートフォンで撮影した領収書の画像データをAIが解析し、適切な申請書を自動作成・内容を自動入力。さらには、請求書PDFデータを解析し自動でシステムにデータを転記、関連する項目の入力内容もサジェスト表示します。このように業務の流れに沿ったユーザーの利便性を徹底的に追及し、単純作業の工数を限りなくゼロにします。


  • 2.圧倒的な検索利便性
    「HUE」のエンタープライズサーチ機能では、金額や日付だけでなく、保存した帳簿やスキャンした書類・証憑に含まれる内容、申請内容などから複合的かつ高速に検索・照会することが可能です。これにより、求めているデータに瞬時にアクセスすることができます。大企業向けパッケージシステムとして、業務上紐づく他のデータも同システム内で管理しているため、申請者の人事情報や取引先情報など派生する関連情報も容易に検索することが可能です。


  • 3.セキュリティの強化
    「HUE」のクラウドプラットフォームに対してあらゆるセキュリティ対策が講じられており、同プラットフォームでデータを管理することで情報漏えいリスクを最小限に抑えることが可能です。また、データのバックアップを取得しておくことで、情報消失のリスクを軽減することができます。


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